Công Ty Công Trình Ngầm Vinavico

Đăng ký Trang Vàng giúp bạn QUẢNG BÁ DOANH NGHIỆP và tiếp cận với KHÁCH HÀNG - ĐỐI TÁC - CÁC NHÀ MUA LỚN khi họ tìm kiếm nhà các nhà cung cấp dịch vụ trên Trang Vàng.

QUY TRÌNH CÔNG VIỆC THỰC TẾ CÔNG TY FORWARDER

Bài viết này sẽ giúp các bạn hiểu rõ được quy trình và yêu cầu công việc tại các công ty giao nhận vận chuyển (forwarder) hiện nay.

Các bộ phận làm việc ra sao và kết hơp với nhau như thế nào để vận hành hiệu quả nhất? Lấy ví dụ về làm hàng tại TP HCM.

Về cấu trúc cơ bản thì công ty Forwarder có các phòng ban như sau:

– Lấy thông tin từ người gửi hàng Shipper

– Liên hệ với Airlines để có được giá tốt nhất (Nếu được yêu cầu)

– Mail cho người gửi hàng tờ Shipper’s Letter of Instruction hoặc nhiều bên gọi là Shipping Instruction (mẫu này do Forwarder phát hành).

– Làm 1 tờ Shipper’s Letter of Instruction khác (mẫu này do Airlines phát hành) gửi cho Airlines. Lấy các nhãn của Airlines để chuẩn bị viết.

– Thông báo với người gửi hàng về chuyến hàng đã được giữ chỗ, hẹn người gửi hàng ngày giờ làm hàng, ví dụ tại TCS (Trạm Hàng hóa Quốc tế sân bay Tân Sơn Nhất). Yêu cầu người gửi hàng thông báo số xe, người liên hệ trực tiếp và cách nhận diện họ.

– Điền các chi tiết vào nhãn của Airlines và của Forwarder. Chuẩn bị các nhãn ký mã hiệu đặc biệt khác như hàng dễ vỡ, giới hạn xếp chồng, hàng mau hỏng, hàng nguy hiểm hoặc những nhãn cần thiết khác.

– Điền các chi tiết cần thiết vào Tờ Cân Hàng (Shipper’s Instruction for Despatch) mẫu do TCS phát hành.

– Đón người gửi hàng tại Trạm Hàng hóa Quốc tế sân bay Tân Sơn Nhất.

– Hướng dẫn người gửi hàng liện hệ với Đội Hải quan Thủ tục sân bay để làm thủ tục Hải quan và thanh lý tờ khai hàng xuất khẩu của người gửi hàng. Nếu là hàng phi mậu dịch và được yêu cầu làm thủ tục Hải quan thay cho người gửi hàng, báo cho bộ phận Customs Clearance làm các thủ tục cần thiết như: tờ khai xuất hàng phi mậu dịch, kiểm hóa, đóng thuế…

– Dán các nhãn của Airlines và của Forwarder và các nhãn ký mã hiệu  lên các thùng carton, kiện hàng.

– Liên hệ nhân viên TCS ở bộ phận cân hàng để cân toàn bộ lô hàng hoặc đại diện 1 số thùng rồi qui ra số trọng lượng cả bì của toàn lô. Nếu là hàng nhẹ, xác định thể tích của toàn bộ lô hàng và tính ra trọng lượng chịu cước (Volume Weight/ Chargeable Weight).

– Liên hệ nhân viên của TCS để nhận mâm (Air Pallet/ Cont) xếp hàng và yêu cầu nhân viên bốc xếp xếp hàng lên mâm.

– Liên hệ nhân viên bộ phận chứng từ của Airlines để chuẩn bị làm Không vận đơn chủ (MAWB).

– Căn cứ vào các số liệu về trọng lượng, phát hành Không vận đơn thứ cấp (HAWB), chuẩn bị Air Freight Pre-Alert, Cargo Manifest, Statistic, chuẩn bị các công việc ghi nợ (Billing) cho đại lý tại sân bay nơi đến hoặc người gửi hàng (nếu cước Prepaid).

– Mail copy của HAWB tới người gửi hàng để kiểm tra và yêu cầu họ xác nhận sự chính xác.

– Chuẩn bị 1 bì thư để gửi kèm theo chuyến bay bao gồm :

* Các chứng từ của FWD:  1 tệp HAWB phần dành cho người nhận hàng (Original for consignee), 1 Air Freight Pre-Alert, 1 Cargo Manifest, 1 Invoice ghi nợ đại lý nơi đến, 1 Credit Note (nếu có).

* Các chứng từ của người gửi hàng: 1 Packing List, 1 Commercial Invoice và các chứng từ khác (nếu có) gồm 1 Export License, 1 Inspection Certificate, 1 Certificate of Origin, 1 Phytosanytary Certificate/ Animalsanytary Certificate, 1 Health Certificate, 1 Fumigation Certificate.

– Thu tiền cước từ người gửi hàng (nếu cước Prepaid tại Việt nam), giao HAWB cho người gửi hàng loại bản gốc dành cho người gửi hàng (Original for shipper), giao tiền hoa hồng (Commission) cho người gửi hàng (nếu có).

– Copy các chứng từ cần thiết cho mục đích lưu trữ.

– Sau khi làm hàng xong, thanh toán cước cho Airlines.

– Mail Air Freight Pre-Alert tới đại lý tại nơi đến.

– Trả lời mail đối với vấn đề liên quan đến Operation.

– Hỗ trợ bộ phận Sales & Customer service tìm kiếm khách hàng hoặc thông tin để làm Sales Lead.

– Hỗ trợ hoặc đảm trách công việc làm thủ tục Hải quan cho những lô hàng air xuất/ nhập khi bộ phận Customs clearance vắng mặt hoặc bận công tác khác.

– Nhận thông tin từ đại lý của Forwarder ở nước ngoài bằng Mail.

– Liên hệ trước bằng điện thoại với người nhận hàng, thông báo với họ về lô hàng với các chi tiết đầy đủ.

– Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho 1 lô hàng gồm có : Giấy giới thiệu của Forwarder, Giấy báo nhận hàng, Hóa đơn thu cước (nếu cước collect).

– Liên hệ với nhân viên TCS và xuất trình Giấy giới thiệu để nhận chứng từ (bì thư) gửi kèm theo chuyến bay do đại lý tại nơi đi gửi hoặc nhận từ thùng thư thuê của TCS

– Photo copy toàn bộ các chứng từ trên cho mục đích lưu trữ.

– Yêu cầu người nhận hàng xuất trình Giấy Chứng minh Nhân dân, Giấy giới thiệu hoặc giấy ủy quyền/ k‎ý hậu của Ngân hàng, thu cước vận chuyển từ người nhận hàng (nếu cước collect) và giao toàn bộ hồ sơ cho người nhận hàng và yêu cầu họ ký nhận.

– Photocopy các chứng từ cần thiết.

– Trả lời mail đối với vấn đề liên quan đến Operation.

– Hỗ trợ bộ phận Sales & Customer service tìm kiếm khách hàng hoặc thông tin để làm Sales Lead.

– Nhận thông tin book hàng từ người gửi hàng.

– Mail SLI (shipping instruction), Lịch tàu cho người gửi hàng, yêu cầu họ điền đầy đủ các chi tiết và mail trở lại.

– Liên hệ với Shipping lines để thương lượng giá cả (nếu được yêu cầu) và book chỗ, yêu cầu họ mail ngay Lệnh giao vỏ rỗng, Booking Note/ Shipping Note.

– Mail Lệnh giao vỏ rỗng và Shipping Note (nếu yêu cầu) cho người gửi hàng.

– Liên hệ với người gửi hàng xin số container, số seal và kiểm tra lại các chi tiết hàng có thay đổi hay không?

– Căn cứ vào chi tiết trên chuẩn bị bản nháp Vận đơn nhà (HBL), Vận đơn chủ (MBL).

– Mail bản nháp HBL cho người gửi hàng để kiểm tra và xác nhận lại. Mail MBL cho Shipping lines để phát hành MBL Surrendered.

– Khi nhận được mail của MBL từ Shipping lines, phải kiểm tra trên đó các chi tiết cần thiết. Luôn yêu cầu Shipping lines mail cho mình Transshipment Advice và Telex release/ Surrender Notice khi container đến Singapore/ Port Klang.

– Nếu nhận được xác nhận của người gửi hàng rằng Vận đơn nhà đã chính xác, phát hành bản gốc của Vận đơn này và chuẩn bị giao cho người gửi hàng.

– Chuẩn bị các chứng từ cần thiết khác gồm có: Shipping Advice, Hóa đơn ghi nợ/ ghi có (Invoicing/ Crediting). Nếu cước trả trước, làm Hóa đơn thu tiền cước người gửi hàng.

– Mail Shipping Advice, MBL & HBL cho đại lý ở nơi đến.

– Hoặc chuẩn bị 1 bì thư để gửi cho đại lý nơi đến bằng Airmail: copy của MBL & HBL, Hóa đơn ghi nợ/ghi có.

– Photocopy các chứng từ cần thiết.

– Trả lời mail đối với vấn đề liên quan đến Operation.

– Hỗ trợ bộ phận Sales & Customer service tìm kiếm khách hàng hoặc thông tin để làm Sales Lead.

– Nhận thông tin từ đại lý của Forwarder ở nước ngoài bằng mail.

– Liên hệ trước bằng điện thọai với người nhận hàng, thông báo với họ về lô hàng với các chi tiết đầy đủ.

– Chuẩn bị các giấy tờ cần thiết cho 1 lô hàng gồm có: Giấy báo nhận hàng, Giấy ủy quyền (do Forwarder phát hành), Hóa đơn thu cước (nếu cước collect).

– Liên hệ với Shipping lines để nắm tình hình về lô hàng và gửi HBL để bổ sung vào Cargo Manifest.

– Liên hệ với Shipping lines và nếu MBL của lô hàng đã được đại lý nơi đi “Surrendered” cho Shipping lines thì xuất trình Giấy giới thiệu của Forwarder để nhận hồ sơ nhận hàng.

– Photo copy toàn bộ các chứng từ trên cho mục đích lưu trữ.

– Yêu cầu người nhận hàng xuất trình bản gốc HBL,  Giấy Chứng minh Nhân dân, Giấy giới thiệu hoặc Giấy bảo lãnh/ k‎ý hậu của Ngân hàng (Bank Guarantee/ Endorsement), thu cước vận chuyển từ người nhận hàng (nếu cước Collect).

– Photocopy các chứng từ cần thiết.

– Trả lời mail đối với vấn đề liên quan đến Operation.

– Hỗ trợ bộ phận Sales & Customer service tìm kiếm khách hàng hoặc thông tin để làm Sales Lead.

– Nhận thông tin từ người gửi hàng.

– Thương lượng giá với người gửi hàng được thực hiện từ Customer Service

– Mail cho người gửi hàng Lịch tàu, tờ Shipper’s Letter of Instruction (mẫu này do Forwarder phát hành).

– Liên hệ với Shipping lines và book chỗ, yêu cầu họ mail ngay Lệnh giao vỏ rỗng (FCL) hoặc Lệnh đóng hàng (LCL), Booking Note/ Shipping Note.

– Mail Lệnh giao vỏ rỗng/Lệnh đóng hàng và Shipping Note (nếu yêu cầu) cho người gửi hàng. Nếu có thể, cấp nhãn HAWB hoặc là nhãn Sea-Air của Forwarder để dán lên các kiện hàng trước khi xếp vào Container.

– Liên hệ với người gửi hàng xin số container, số seal và kiểm tra lại các chi tiết hàng.

-Yêu cầu khách hàng cung cấp 1 Packing List, 1 Commercial Invoice và các chứng từ khác (nếu có) gồm 1 Export License, 1 Inspection Certificate, 1 Certificate of Origin, 1 Phytosanytary Certificate/ Animalsanytary Certificate, 1 Health Certificate, 1 Fumigation Certificate để gửi cho đại lý tại điểm chuyển tải (Transit Point) bằng mail hoặc là Airmail.

– Căn cứ vào chi tiết trên chuẩn bị bản nháp Chứng từ Vận tải Hỗn hợp (Combined Transport Document: CTD), MBL.

– Mail bản nháp CTD cho người gửi hàng để kiểm tra và xác nhận lại. Mail MBL cho Shipping lines để phát hành MBL Surrendered. Cũng ghi chú thêm trên đó “Hàng ưu tiên để vận chuyển Sea-Air” và yêu cầu Shipping lines ghi rõ tên tàu mẹ (Mother Vessel) đi từ Singapore/ Port Klang.

– Khi nhận được mail của MBL từ Shipping lines, phải kiểm tra tên đại lý, cảng dỡ hàng tại điểm chuyển tải. Luôn yêu cầu Shipping lines mail cho mình Transshipment Advice và Telex release khi container đến Singapore/ Port Klang.

– Nếu nhận được xác nhận của người gửi hàng rằng CTD đã đúng, phát hành bản gốc của CTD này và chuẩn bị giao cho người gửi hàng.

– Chuẩn bị các chứng từ cần thiết khác gồm có: Sea-Air Pre-Alert, Cargo Manifest, Hóa đơn (Invoice/Credit Note). Nếu cước trả trước, làm Hóa đơn thu tiền cước người gửi hàng, ghi có cho đại lý nơi đến.

– Mail cho đại lý nơi đến Sea-Air Pre-Alert, CTD và MBL (nếu cần), Packing list và Commercial Invoice, Export Licence và các chứng từ cần thiết khác.

– Chuẩn bị chứng từ để gửi cho đại lý nơi đến bằng CPN:  CTD và MBL, Hóa đơn ghi nợ/ghi có, các chứng từ cần thiết khác như : Packing list, Commercial Invoice, Export Licence, Certificate of Origin…đã nhận được từ người gửi hàng.

– Photocopy các chứng từ cần thiết.

– Trả lời mail đối với vấn đề liên quan đến Operation.

– Hỗ trợ bộ phận Sales & Customer service  tìm kiếm khách hàng hoặc thông tin để làm Sales Lead.

Vui lòng chọn NÔNG NGHIỆP, LÂM NGHIỆP VÀ THUỶ SẢN KHAI KHOÁNG CÔNG NGHIỆP CHẾ BIẾN, CHẾ TẠO SẢN XUẤT VÀ PHÂN PHỐI ĐIỆN, KHÍ ĐỐT, NƯỚC NÓNG, HƠI NƯỚC VÀ ĐIỀU HOÀ KHÔNG KHÍ CUNG CẤP NƯỚC; HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VÀ XỬ LÝ RÁC THẢI, NƯỚC THẢI XÂY DỰNG BÁN BUÔN VÀ BÁN LẺ; SỬA CHỮA Ô TÔ, MÔ TÔ, XE MÁY VÀ XE CÓ ĐỘNG CƠ KHÁC VẬN TẢI KHO BÃI DỊCH VỤ LƯU TRÚ VÀ ĂN UỐNG THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH, NGÂN HÀNG VÀ BẢO HIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH BẤT ĐỘNG SẢN HOẠT ĐỘNG CHUYÊN MÔN, KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VÀ DỊCH VỤ HỖ TRỢ HOẠT ĐỘNG CỦA ĐẢNG CỘNG SẢN, TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI, QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC, AN NINH QUỐC PHÒNG; BẢO ĐẢM XÃ HỘI BẮT BUỘC GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Y TẾ VÀ HOẠT ĐỘNG TRỢ GIÚP XÃ HỘI NGHỆ THUẬT, VUI CHƠI VÀ GIẢI TRÍ HOẠT ĐỘNG DỊCH VỤ KHÁC HOẠT ĐỘNG LÀM THUÊ CÁC CÔNG VIỆC TRONG CÁC HỘ GIA ĐÌNH, SẢN XUẤT SẢN PHẨM VẬT CHẤT VÀ DỊCH VỤ TỰ TIÊU DÙNG CỦA HỘ GIA ĐÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC TỔ CHỨC VÀ CƠ QUAN QUỐC TẾ

Vui lòng chọn Doanh nghiệp Tư nhân Công ty TNHH Công ty Cổ phần Công ty Hợp danh Hợp tác xã Công ty Liên doanh Công ty 100% vốn nước ngoài Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Đơn vị hành chính, đơn vị sự nghiệp Tổ chức kinh tế của tổ chức chính trị, xã hội Loại hình khác Chi nhánh Văn phòng đại diện Địa điểm kinh doanh

Vui lòng chọn Hàng hóa Xây lắp Tư vấn Phi tư vấn Hỗn hợp

Số 222B, Đường Giáp Bát, Phường Giáp Bát, Quận Hoàng Mai, Hà Nội

Tòa Nhà Vinafood1, 94 Lương Yên. P. Bạch Đằng, Q. Hai Bà Trưng, Hà Nội

Lầu 4, Bách Việt Building, 65 Trần Quốc Hoàn, P. 4, Q. Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh.

0104478506 - Do: Sở Kế Hoạch & Đầu Tư Hà Nội cấp.