Sơ Đồ Lớp Quản Lý Nhân Sự

Hồ sơ nhân sự được xem là một trong các đối tượng trung tâm, quan trọng nhất, có ảnh hưởng lớn đến công tác quản lý nhân sự trong doanh nghiệp. Để đảm bảo việc quản lý hồ sơ nhân sự đạt hiệu quả tốt, doanh nghiệp, cụ thể là bộ phận hành chính nhân sự buộc phải nắm rõ các thông tin như hồ sơ nhân sự là gì, các loại giấy tờ cần thiết hay quy định về việc quản lý, lưu trữ.

Bước 4: Thiết lập mức độ bảo mật

Thiết lập mức độ bảo mật là một vấn đề cần thiết trong việc quản lý hồ sơ nhân sự. Từng loại hồ sơ khác nhau sẽ có từng yêu cầu hay mức độ bảo mật khác nhau. Điều bạn cần lưu ý nhất là những thông tin về khuyết tật hay y tế bởi đó là những thông tin cá nhân được pháp luật bảo vệ.

Có thể bạn quan tâm: 13 nghệ thuật quản lý nhân sự tinh tế dành cho các nhà lãnh đạo

Sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự

Với xu hướng chuyển đổi số mạnh mẽ, việc sử dụng các phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự sẽ giúp việc quản lý trở nên ưu việt hơn nhờ những đặc điểm:

Tham khảo ngay Top 9 phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất cho doanh nghiệp hiện nay

Quản lý hồ sơ nhân sự được xem là một trong những yếu tố cốt lõi và cần thiết nhất trong việc quản trị nguồn nhân lực của các doanh nghiệp. Cho dù bạn thực hiện việc quản lý bằng Excel, phần mềm quản lý hay bất kỳ cách nào đi chăng nữa thì điều quan trọng nhất là bạn cần nắm rõ và xử lý các thông tin cần lưu ý để đạt được hiệu quả quản lý cao nhất

Bước 1: Phân loại và sắp xếp hồ sơ

Phân loại và sắp xếp hồ sơ là bước quan trọng nhất và cần thiết nhất. Việc phân loại và sắp xếp sẽ tuỳ theo tính chất hay sở thích của từng người quản lý miễn là nó khoa học và dễ dàng tìm kiếm được.

Hồ sơ quản lý nhân sự bao gồm những gì?

Tuỳ theo hợp đồng của nhân sự và từng yêu cầu khác biệt của từng doanh nghiệp mà bộ hồ sơ quản lý nhân sự sẽ yêu cầu từng loại giấy tờ khác nhau. Tuy nhiên, một hồ sơ quản lý nhân sự sẽ tối thiểu cần phải có các giấy tờ thông tin về cá nhân cơ bản bao gồm: Đơn xin làm việc, sơ yếu lý lịch, chứng minh thư photo công chứng, sổ hộ khẩu công chứng, hợp đồng lao động, bằng cấp photo công chứng, ảnh 3x4 và ảnh 4x6.

Hồ sơ quản lý nhân sự bao gồm những gì?

Các cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Để có thể lưu trữ lâu dài và dễ dàng khai thác thì bạn cần thực hiện việc quản lý hồ sơ nhân sự một cách thông minh và khoa học theo hướng dẫn của Bizfly dưới đây:

Thông thường hồ sơ nhân sự sẽ được phân loại thành các nhóm chính sau:

Các cách quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả cho doanh nghiệp

Các giải pháp sắp xếp hồ sơ nhân sự hữu dụng mà bạn có thể áp dụng được đó là:

Hồ sơ phải được lưu trữ trong một vị trí nhất định để nhanh chóng và thuận tiện trong việc tìm kiếm cũng như truy cập. Cách tốt nhất để đạt được điều này là bạn nên làm bản liệt kê hệ thống sơ đồ của đơn vị một cách có hệ thống. Một lưu ý quan trọng khác khi lưu trữ hồ sơ là người quản lý phải tiến hành kiểm tra thường xuyên để kịp thời bổ sung, sửa chữa và hoàn thiện hồ sơ sao cho chính xác và nhanh chóng nhất.

Đối với người lao động là nhân viên chính thức trong doanh nghiệp

Khi người lao động đã trở thành nhân viên chính thức trong doanh nghiệp, hồ sơ lao động sẽ cần bao gồm nhiều giấy tờ hơn so với giai đoạn thử việc. Đây là những giấy tờ cần thiết, phát sinh trong quá trình làm việc, bao gồm:

Hợp đồng lao động chính thức cần có sự xác nhận, ký kết của đôi bên

Hồ sơ nhân sự là một trong các tài liệu có vai trò đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp. Vì vậy, ngoài các thông tin trên, bộ phận hành chính cần nắm rõ toàn bộ các quy định, nguyên tắc về việc quản lý, lưu trữ hồ sơ để đảm bảo tính hiệu quả.

Dưới đây là 3 quy định quan trọng, được ban hành bởi Pháp luật Việt Nam không thể bỏ qua:

Hồ sơ nhân sự được doanh nghiệp lưu trữ cẩn thận

Như vậy, qua bài viết trên, NHÂN LỰC ĐẠI DƯƠNG đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ được hồ sơ nhân sự là gì, gồm những loại giấy tờ nào cũng như được lưu trữ theo các quy định, nguyên tắc như thế nào. Hy vọng qua đó có thể giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vấn đề này, từ đó thực hiện tốt công tác quản lý nhân sự, góp phần đảm bảo, đẩy mạnh sự phát triển bền vững của đơn vị. Trường hợp cần được tư vấn cụ thể hơn về vấn đề, vui lòng liên hệ với NHÂN LỰC ĐẠI DƯƠNG qua hotline để được hỗ trợ một cách tốt nhất!

Quản lý hồ sơ nhân sự là một trong những bước quan trọng giúp nhà quản lý nắm bắt được đầy đủ thông tin nhân sự đồng thời giải quyết hiệu quả những vấn đề phát sinh trong suốt quá trình hay hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để hoạt động doanh nghiệp được đảm bảo ổn định, việc thực hiện quản lý hồ sơ nhân sự chặt chẽ luôn là điều mà mỗi tổ chức cần thực hiện.

Vì vậy, bài viết được Bizfly chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn biết rõ hơn về cách quản lý hồ sơ nhân sự sao cho hiệu quả nhất.

Bước 2: Xác định mục đích quản lý

Theo thời gian, một số tài liệu sẽ không cần sử dụng hoặc không còn hiệu lực để sử dụng. Vì vậy, bạn cần xác định được ngày hết hạn đồng thời tiến hành chỉnh sửa, bổ sung hoặc loại bớt các tài liệu dư thừa khi quản lý hồ sơ. Bên cạnh đó, vấn đề pháp lý cũng cần được chú ý bởi có nhiều loại hồ sơ nhất định mà các doanh nghiệp không có quyền hạn sở hữu lâu dài.

Các bước xây dựng mô hình quản lý hồ sơ nhân sự

Đối với người lao động đang trong thời gian thử việc

Đối với người lao động đang trong thời gian thử việc, hồ sơ nhân sự thông thường sẽ bao gồm các giấy tờ liên quan đến người lao động như:

Trường hợp người lao động là người nước ngoài thì ngoài chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ nêu trên, người lao động cần bổ sung thêm giấy phép lao động tại Việt Nam và Visa lưu trú còn thời hạn.

Tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ nhân sự

Việc lưu trữ thông tin nhân sự cho những mục đích sử dụng, khai thác khác nhau dẫn khiến cho hoạt động quản lý hồ sơ trở nên quan trọng và cần thiết. Một số lý do cơ bản cho thấy tầm quan trọng của việc quản lý hồ sơ nhân sự đó là:

Mọi người có thể xem thêm bài viết "Quản lý nhân sự là gì? Quy trình và kỹ năng quản lý nhân sự hiệu quả" để hiểu thêm về giá trị mà việc quản lý nhân sự mang lại cho doanh nghiệp cũng như ảnh hưởng của nó đến chiến lược kinh doanh tổng thể của doanh nghiệp là như thế nào từ đó có phương án thực hiện hiệu quả hơn.

Các bước xây dựng mô hình quản lý hồ sơ nhân sự

Một mô hình quản lý hồ sơ nhân sự được xem là hoàn chỉnh khi nó được xây dựng với các bước đầy đủ như sau:

Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel

Excel được đánh giá như một công cụ hữu dụng trong việc theo dõi các thông số cần thiết và là giải pháp hỗ trợ quản lý nhân sự hiệu quả. Với khả năng cập nhật và xử lý dữ liệu tự động, Excel sẽ giúp các nhà quản trị bắt kịp những thông tin sau:

Excel là một trong những công cụ giúp quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả