Cách Kéo Công Thức Trong Excel

Khi doanh nghiệp của bạn tiếp nhận một dự án mới, thành công hay thất bại của công việc phụ thuộc vào hiệu quả các nỗ lực quản lý dự án của bạn – và quan trọng nhất trong số đó là những kỹ năng quản lý chi phí dự án.

3 tips cắt giảm chi phí quản lý dự án cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Các SME có xu hướng cắt giảm chi phí quản lý dự án bằng cách vắt kiệt giá trị từ các nguồn lực của họ (tức là nhân viên), kết quả nhân viên làm việc quá sức lại gây ra cho doanh nghiệp khá nhiều ảnh hưởng tiêu cực.

Gợi ý Nhà quản lý tham khảo 3 tips cắt giảm chi phí quản lý dự án (dành cho doanh nghiệp SME)

Đọc chi tiết cách thức triển khai 3 tips trên TẠI ĐÂY

Những khái niệm bạn cần nắm rõ trong quản lý chi phí dự án

Quản lý dự án là một quy trình xuyên suốt từ lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát cho đến kết thúc dự án bằng cách đáp ứng các yêu cầu và mục tiêu cụ thể, với những mốc thời gian rõ ràng.

Chi phí dự án là tổng số tiền cần thiết để kết thúc một giao dịch kinh doanh hoặc một dự án công việc. Có 2 loại chi phí dự án đó là chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp.

Chi phí trực tiếp bao gồm chi phí chi trả:

Mục đích của quản lý chi phí dự án là xử lý các chi phí trực tiếp và gián tiếp, kiểm soát chúng trong phạm vi ngân sách của dự án.

Nếu bạn đang làm việc trong doanh nghiệp xây dựng, gợi ý bạn Tìm hiểu cách các nhà thầu quản lý chi phí công trình của dự án thi công trên phần mềm FastCons

Quản lý chi phí dự án (PCM) là quá trình ước tính, kiểm soát, xử lý và phân bổ ngân sách của một doanh nghiệp sao cho không vượt quá chi phí dự án giới hạn cho phép.

Lợi ích của việc quản lý chi phí dự án phù hợp bắt nguồn từ các mục tiêu chính của quản lý chi phí, bao gồm:

Để quản lý chi phí dự án hiệu quả, nhà quản lý cần có phương pháp quản lý, lập kế hoạch quản lý chi phí.

Bước đầu tiên trong quy trình quản lý chi phí dự án đó là ước tính chi phí? Vậy có những cách nào để dự toán chi phí dự án hiệu quả?

TẢI TÀI LIỆU PDF QUẢN LÝ DỰ ÁN: Tổng quan về Quản trị dự án, Xác định và lựa chọn dự án, Quản lý tổng thể dự án, Cơ cấu tổ chức dự án, Quản lý phạm vi dự án, Quản lý tiến độ dự án, Quản lý chi phí dự án

7 phần mềm quản lý dự án online hiệu quả có tính năng quản lý chi phí dự án

Tìm hiểu tính năng quản lý chi phí dự án trong phần mềm FastWork Project

Bên cạnh những tính năng trên, quản lý chi phí dự án, quản lý ngân sách, quản lý tổng thu và tổng chi trong dự án được xem là tính năng nổi bật, hữu ích của FastWork Project.

Với tính năng này, nhà quản lý có thể quản lý chi tiết từng phiếu chi, phiếu thu trong 1 dự án. Đã chi những gì, giá trị bao nhiêu, đã duyệt hay chưa, ai là duyệt,… Tương tự với đó là phiếu thu.

Từ hình ảnh trên, bạn có thể thấy những thông tin quan trọng trong quản lý chi phí dự án đều được kiểm soát trên phần mềm giúp:

FastWork.vn tự hào được hơn 3500+ doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn là đối tác công nghệ hàng đầu trong công cuộc chuyển đổi số.

Nếu quý doanh nghiệp đang quan tâm đến Giải pháp quản lý công việc, thu chi và kiểm soát tiến độ dự án FastWork, vui lòng liên hệ qua hotline 0983 08 97 15 để được hỗ trợ nhanh chóng nhất hoặc điền vào Form đăng ký dưới đây để nhận Demo Free trải nghiệm phần mềm!

Ngân sách dự án và phương pháp quản lý chi phí ngân sách dự án

Ngân sách dự án là tổng số tiền được lập kế hoạch và phân bổ để thực hiện dự án trong một khoảng thời gian cụ thể (thời hạn). Ngân sách dự án dựa trên ước tính chi phí ban đầu của dự án và thường phụ thuộc vào hiệu quả của việc kiểm soát chi phí dự án – các kỹ thuật kiểm soát chi phí dự án nhằm đảm bảo bạn trang trải tất cả các chi phí của dự án, bao gồm thiết bị, giờ làm việc, vật liệu và các chi phí trực tiếp trong khi vẫn nằm trong ngân sách.

Có 4 phương pháp quản lý ngân sách dự án chính:

Để đảm bảo bạn dự án triển khai theo đúng ngân sách cho phép, bạn nên:

Chúng ta không thể phủ nhận được tầm quan trọng của việc quản lý chi phí dự án. Khi bạn muốn quản lý chi phí để tuân thủ ngân sách dự án đã đề ra, về cơ bản bạn đang để ngân sách đã định chi phối các quyết định của mình. Nếu bạn không đặt mục tiêu quản lý chi phí dự án, chúng có thể sẽ nằm ngoài tầm kiểm soát và toàn bộ dự án của bạn có thể sẽ đổ vỡ do gặp vấn đề trong các thức quản lý.

Xem thêm: Tự động hóa quy trình – “Chìa khóa” giải phóng mọi rắc rối trong quản lý và điều hành doanh nghiệp

Dự toán và các loại dự toán chi phí quản lý dự án: 7 Mẫu excel dự toán, quản lý chi phí

Dự toán chi phí dự án là quá trình dự đoán số lượng và giá cả của tất cả các nguồn lực bạn cần để hoàn thành dự án. Việc ước tính được thực hiện trước khi bắt đầu dự án (có nghĩa là nó không thể tính đến các chi phí phát sinh do thay đổi kế hoạch,…) nên thường không chắc chắn và chỉ đóng vai trò là cơ sở để dự đoán ngân sách và xử lý chi phí.

Khi lập kế hoạch dự án, hãy đảm bảo bạn đã ước tính:

Có rất nhiều loại dự toán chi phí hiệu quả trong quản lý dự án, bạn có thể tham khảo một số cách sau:

Sử dụng phần mềm để quản lý chi phí dự án – Hạn chế thất thoát chi phí

Sử dụng phần mềm quản lý dự án bên cạnh mục đích cải thiện hiệu quả quản lý, đảm bảo dự án diễn ra theo đúng kế hoạch về cả thời gian, nguồn lực và ngân sách thì phần mềm còn giảm tải gánh nặng ghi nhớ cho nhà quản lý  mang đến bức tranh tổng thể về chuyển động dòng tiền ra – vào doanh nghiệp trên một nền tảng chung trực tuyến.

Phần mềm quản lý chi phí dự án sẽ quản lý, lưu vết, lưu trữ phiếu thu – chi ngay cả những khoản chi tiêu nội bộ nhỏ nhất, cập nhật tức thời biến động dòng tiền, hiện trạng kinh phí cho từng dự án theo thời gian thực để điều chỉnh kế hoạch chi tiêu hợp lý, tối ưu ngân sách. Phần mềm FastWork Project cho phép nhà quản lý tạo nhanh các phiếu thu, phiếu chi trên từng dự án. Bên cạnh đó là xuất danh sách phiếu thu chi, theo dõi nhanh ngân sách, tổng thu/chi từng dự án hoặc nhiều dự án.

Về cơ bản, sử dụng phần mềm công nghệ là giải pháp tiết kiệm chi phí về lâu dài cho doanh nghiệp.

Xem thêm: Cách chọn phần mềm quản lý dự án phù hợp cho doanh nghiệp

Quản lý chi phí dự án đơn giản, minh bạch hơn với phần mềm FastWork Project

FastWork Project cho phép doanh nghiệp quản lý một dự án và đa dự án đồng thời trên một nền tảng chung trực tuyến. Kiểm soát chặt chẽ về thời gian, nguồn lực, chi phí nhằm hạn chế tối đa rủi ro có thể xảy ra.

Cách tốt nhất để dự toán một dự án

Dưới đây là một ví dụ ước tính chi phí dự án, một ví dụ có tính đến các chuyên gia làm việc trong dự án, mức lương theo giờ của họ, vật liệu họ sử dụng cũng như thời gian họ cần để hoàn thành các công việc cụ thể:

Đầu tiên, bạn liệt kê tất cả các chuyên gia mà bạn cần đưa vào dự án bao gồm:

Tất nhiên, bạn có thể sẽ vượt qua hoặc dưới thời gian ước tính (và ngân sách), vì vậy điều quan trọng là phải luôn theo có sự theo sát chặt chẽ quá trình thực hiện dự án của toàn bộ các thành viên trong nhóm của bạn. Bằng cách này, bạn sẽ có thể điều chỉnh lại lịch biểu của mình để dành nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ nhất định (hoặc thêm/ bớt thời gian từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác) và theo dõi khi nào ngân sách đã lập kế hoạch đạt đến giới hạn và thời hạn kết thúc.

Phần mềm quản lý dự án cung cấp một bức tranh tổng thể về toàn bộ nhiệm vụ xuyên suốt dự án với cụ thể người phụ trách, deadline thực hiện, chi tiết từng khoản thu chi. Giúp các trưởng dự án nắm bắt tức thời những nút thắt để có kế hoạch phân bổ, kiểm soát chi phí đảm bảo không vượt quá giới hạn

Sau khi đã ước tính chi phí, bạn tiếp tục đề xuất ngân sách phù hợp. Dưới đây là một số kỹ thuật quản lý chi phí ngân sách mà CEO & Manager nhất định phải biết.